La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) establece las directrices para la recopilación, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que lleva a cabo Capital Law Group S.A.S. (en adelante, el “Responsable” o “Capital Law Group”). Esta Política se rige por las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, o las normas que los modifiquen o complementen, en lo referente a la protección de datos personales.

a. Información del Responsable

• Razón social: Capital Law Group S.A.S.
• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Dirección: Av. Caracas #71-44, Edificio Life 72, oficina 506.
• Email: contacto@capitalawgrup.com.co
• Teléfono: 3005017384

b. Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y su finalidad

Los datos personales recolectados por Capital Law Group son gestionados de acuerdo con su naturaleza y las finalidades específicas detalladas en esta Política. Esto incluye su recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión y eliminación.

c. Tratamiento de datos personales de naturaleza pública y privada

Capital Law Group podrá acceder a datos como nombres, números de identificación, correos electrónicos, número de teléfono, entre otros, de sus clientes y colaboradores para las siguientes finalidades:

– Finalidades para el tratamiento de datos de clientes:

• Cumplimiento de las obligaciones contractuales y comerciales derivadas de la relación con el cliente.
• Gestión de la prestación de servicios, elaboración de facturación y seguimiento a compromisos adquiridos.

– Finalidades para el tratamiento de datos de empleados:

• Cumplimiento de las obligaciones laborales establecidas en la legislación, el contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo.
• Realización de pagos a las cuentas bancarias indicadas por el empleado.
• Notificación a contactos de emergencia en caso de incidentes durante el horario laboral o en el desarrollo de actividades laborales.
• Mantenimiento de la seguridad y salud en el trabajo, conforme a la normativa del SG-SST, y conservación de la documentación requerida.
• Transmisión de instrucciones relacionadas con el contrato de trabajo.
• Recolección de información para procesos disciplinarios laborales, si aplica.
• Almacenamiento de datos personales en los sistemas internos del empleador.

d. Tratamiento de datos sensibles

Capital Law Group podrá acceder y hacer uso de datos sensibles de sus empleados, como videos y fotografías. Asimismo, se podrá obtener información sobre el estado de salud de los empleados en cumplimiento de obligaciones legales sobre salud ocupacional. Para estos efectos, Capital Law Group aplicará las disposiciones legales sobre el tratamiento de datos sensibles y el tratamiento de los mismos se realizará con las siguientes finalidades:

– Datos relativos al estado de salud desde una perspectiva clínica ocupacional de candidatos y trabajadores:

• Verificar la idoneidad física del solicitante para el cargo al que aplica o fue contratado.
• Disponer de información para atender emergencias médicas en las instalaciones de Capital Law Group.
• Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo.

– Datos biométricos (fotografías) de trabajadores:

• Identificar al personal vinculado.
• Cumplimiento de obligaciones legales derivadas de la relación laboral, como trámites para inscripción de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social.
• Publicitar y difundir la participación de trabajadores de Capital Law Group en diversas actividades.

e. Derechos que le asisten como titular de los datos

De conformidad con la normativa vigente, el titular de los datos personales cuenta con los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Capital Law Group.
• Ser informado por Capital Law Group, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.
• Revocar la autorización de tratamiento de datos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Los demás establecidos por la normativa.

f. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

La Dirección de la firma Capital Law Group será la responsable de atender peticiones, consultas, reclamos y quejas, así como de facilitar el ejercicio de los derechos del titular de la información personal.

g. Procedimiento para ejercer los derechos del titular de los datos

– Procedimiento para acceso y de consulta

El titular de los datos podrá consultar la información que repose en las bases de datos de Capital Law Group. Para ello, deberán enviar su petición al correo electrónico contacto@capitalawgroup.com.co, comunicarse al teléfono 300 5017384 o radicarla por escrito en la dirección Av. Caracas #71-44, Edificio Life 72, oficina 506 en el horario de 8 AM a 5 PM. Para proteger la información personal, se requerirá establecer la identificación del titular. Si la solicitud es formulada por un tercero sin la debida representación, se considerará como no presentada. La consulta será atendida en un plazo máximo de 10 días hábiles. Si no es posible responder en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no excederá los cinco 5 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo inicial.

– Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión, revocatoria de la autorización o para presentar reclamos

Si un titular considera que sus datos personales en las bases de Capital Law Group deben ser corregidos, actualizados, suprimidos o detecta un posible incumplimiento legal, puede presentar un reclamo siguiendo estas reglas:
• El reclamo debe enviarse a contacto@capitalawgroup.com.co o radicarse por escrito en Av. Caracas #71-44, Ed. Life 72, oficina 506.
• Es obligatorio identificar al titular. Si un tercero presenta la solicitud sin prueba de representación, esta se rechazará.
• El reclamo debe incluir:
o Identificación y datos de contacto del titular.
o Copia del documento de identidad del titular o su apoderado.
o Descripción clara de los datos objeto del reclamo y los hechos que lo sustentan.
o Pruebas que se quieran aportar.
o Firma, número de identificación, huella y radicación en original.
• Si falta información, se requerirá completarla en un plazo de 5 días. Si no se responde el requerimiento por parte del titular en 2 meses, se entenderá desistido el reclamo.
• Capital Law Group dará respuesta en un plazo máximo de 15 días hábiles. Si no es posible cumplir ese plazo, se informará al titular y se dará respuesta dentro de los 8 días hábiles siguientes.

– Supresión de Datos

El titular puede solicitar la eliminación de sus datos personales cuando:
• No se estén tratando conforme a la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para su finalidad.
• Ya se haya cumplido el periodo para el cual fueron recolectados.
La supresión puede ser total o parcial, según lo solicite el titular, y se aplicará a registros, archivos o bases de datos de Capital Law Group, salvo que:
• Existe un deber legal o contractual que justifique mantener los datos.
• La eliminación afecta procesos judiciales o administrativos, investigaciones fiscales o sanciones pendientes.
• Los datos son necesarios para proteger derechos del titular, atender el interés público o cumplir una obligación legal.

– Revocatoria de la autorización

El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento para el tratamiento de sus datos en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal.

h. Seguridad de la Información

Capital Law Group ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, uso indebido o acceso no autorizado. Solo el titular puede acceder a su información. No se permitirá el acceso a terceros, salvo autorización expresa del titular o cuando la ley lo permita.

i. Vigencia de la Política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entrará en vigor a partir de su publicación. Cualquier cambio sustancial en esta política será debidamente comunicado a través de un anuncio en la página web o correos electrónicos. El término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial, la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía, salvo que la ley disponga un término distinto.